Zeitmanagement-Tipps: So kannst du Prioritäten setzen

Manchmal hat man so viel auf seiner To-Do-Liste stehen, dass du es irgendwie nie schaffst, alles abzuarbeiten. Das ist nicht nur frustrierend, sondern auch sehr stressig. Wenn ständig etwas dazwischen kommt, du keine Zeit für deinen Partner hast und dir erst recht keine Zeit mehr für dich selbst nimmst, musst du dringend durchatmen. 

Solche Tage kannst du zwischendurch mal ab, aber wenn so dein typischer Arbeitsalltag aussieht, ist es höchste Zeit, das Ruder in die Hand zu nehmen. In diesem Beitrag zeige ich dir meine besten Tipps, mit denen du dein Zeitmanagement verbessern und dein Leben wieder unter Kontrolle bringen kannst.

Warum du dein Zeitmanagement optimieren solltest

Ganz egal, was deine ganz persönlichen Ziele im Leben sind, ein gutes Zeitmanagement hilft dir dabei, deine Zeit optimal auf die Dinge zu verteilen, die dir wichtig sind. Und zwar genau so, dass alles in deinem Alltag einen Platz hat. Das ist zum einen deine Arbeit, aber ganz genau so ist es Zeit für deine Familie, Zeit für Sport und Zeit für dich!

Lerne, Prioritäten richtig zu setzen

Du musst (und kannst) nicht alles sofort erledigen! Der Schlüssel zum Erfolg und der erste Schritt auf dem Weg zu einem besseren Zeitmanagement ist, Prioritäten richtig zu setzen. Bevor du also deinen Tag oder deine Woche planst, überlege dir genau, welche Termine und Aufgaben wirklich wichtig sind. Kleiner Tipp: Das sind die Dinge, die dich an dein Ziel bringen. Und genau die gilt es dann auch als erstes zu erledigen, das sollte bei dir Priorität haben. Alles andere kannst du später machen. Um dir das Prioritäten setzen einfacher zu machen, kannst du dir verschiedene Methoden und Tools zur Hilfe nehmen:

Zeitmanagement-Methoden zum Prioritäten setzen

Es gibt unzählige Zeitmanagement-Methoden, mit denen du Prioritäten setzen und deine Zeit einteilen kannst. Dabei ist keine besser als die andere. Es kommt stattdessen vor allem darauf an, welche Methode am besten zu dir passt. Zu den bekanntesten Zeitmanagement-Methoden zählen insbesondere die Eisenhower-Methode und das Pareto-Prinzip (80-20-Regel). 

Eisenhower-Methode bzw. Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Methode wird auf den ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurückgeführt, der 1954 in einer Rede sagte “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“ Nach diesem Prinzip werden alle aufkommenden Probleme bzw. Aufgaben anhand der zwei Kriterien – Wichtigkeit und Dringlichkeit – eingeteilt:

1. wichtig und dringend (A-Tasks)
2. wichtig, aber nicht dringend (B-Tasks)
3. nicht wichtig, aber dringend (C-Tasks)
4. weder wichtig noch dringend (D-Tasks)

A-Tasks: wichtig und dringend

Unter die erste Kategorie fallen alle Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Das sind also Aufgaben, die dich an dein Ziel führen und sofort erledigt werden müssen. Bei der Einteilung deiner Aufgaben solltest du dich ganz genau fragen, ob deine dringenden Aufgaben wirklich auch wichtig sind. Oft denken wir, dass wir diesen einen Anruf unbedingt sofort tätigen und diese eine Mails direkt beantworten müssen. Tatsächlich ist das aber nur der Fall, wenn das nicht nur dringende ToDos sind, sondern sie auch im großen Kontext relevant sind.

A-Tasks sollten immer Priorität haben und als erstes abgearbeitet werden. Am besten achtest du aber darauf, dass dein A-Fach nicht zu voll wird oder im besten Fall immer leer ist. Das machst du, indem du dich um die wichtigen Dinge kümmerst, bevor sie dingend werden:

B-Tasks: wichtig, aber nicht dringend

In das zweite Fach gehören Aufgaben, die für dein Business und Leben wichtig sind, aber (noch) nicht sofort erledigt werden müssen. Das sind oft Dinge, bei denen dir klar ist, dass sie langfristig essentiell sind. Die aber allzu gerne auf später verschoben werden (bis sie eben wichtig und dringend sind). In dieses relevante Fach fallen also zum Beispiel deine Weiterbildung, welche Werte du mit deinem Unternehmen nach außen vertrittst oder, wie genau die Kundenkommunikation abläuft. Aber genauso fällt darunter deine Gesundheit, deine Partnerschaft und deine Me-Time.

Achtung: Oft werden diese Themen nicht erst genommen, bis sie irgendwann auf der Kippe stehen – also dringend geworden sind. Achte unbedingt darauf, dass es nicht soweit kommt. Kümmere dich regelmäßig um die wichtigen, aber (noch) nicht dringenden Dinge. Damit sie dir langfristig nicht auf die Füße fallen.

C-Tasks: dringend, aber nicht wichtig

C-Tasks sind solche, die erledigt werden müssen, aber nicht unbedingt von dir persönlich. Das können Aufgaben wie Buchhaltung, Recherchen oder Reiseplanung sein, je nach deiner genauen Tätigkeit. Diese Aufgaben solltest du, wenn möglich, delegieren, also an jemanden abgeben. Damit hast du mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben. Dafür könntest du zum Beispiel mit einem Virtual Assistant zusammenarbeiten. Falls das für dich nicht in Frage kommt und du C-Aufgaben selbst erledigen musst, plane dafür am besten einen Zeitblock am Nachmittag ein, nachdem du deine A- und B-Aufgaben für den Tag erledigt hast.

Bonus Tipp: Auch private Aufgaben delegieren

Denk bei der Delegation auch an die kleinen Dinge, die nicht unbedingt du in Person machen musst. Das muss übrigens nicht immer direkt mit einem Menschen zu tun haben. Delegieren kannst du zum Beispiel auch das Staubsaugen an einen Saugroboter. Oder die Social Media Posts an ein Automatisierungstool. Dadurch ist Delegation nicht immer mit einem großen finanziellen Aufwand verbunden – spart dir aber langfristig viel Zeit, die du mit den wichtigen Dingen verbringen kannst.

D-Tasks: nicht dringend und nicht wichtig

Übrig bleiben deine D-Tasks. Das sind die Tasks, die weder wichtig noch dringend sind. Klassische D-Aufgaben sind zum Beispiel das ewige Scrollen durch Facebook oder Instagram oder die „Inspiration“, die du dir auf Youtube holst. Darunter fallen aber zum Beispiel ebenfalls unpassende Kooperationsanfragen, die dich in deiner Selbstständigkeit nicht weiterbringen. Diese Dinge solltest du einfach von deiner To-Do-Liste streichen. So hart es vielleicht im ersten Moment klingt: Frag dich, was passieren würde, wenn du diese Dinge nicht in deinem Leben hast. Denn die wahrscheinlichste Antwort ist: Gar nichts. 

Das Pareto-Prinzip oder die 80-20-Regel

Zusätzlich zur Eisenhower-Matrix kannst du dir das Pareto-Prinzip zu nutze machen, um deinen Aufgaben die richtige Priorität zuzuordnen. Die 80-20-Regel besagt, dass du mit 20% des Zeitaufwandes bereits 80% des Ergebnisses erreichen kannst. Mit den restlichen 80% der Zeit kannst du die fehlenden 20% des Ergebnisses erreichen.

Überlege dir genau, welche Aufgaben bei dir diese 20% sind, die dich zu 80% deines gewünschten Ergebnisses bringen. Denn genau das sind die Aufgaben, die du priorisiert angehen solltest. Dadurch kommst du viel schneller an dein Ziel. Und lässt nebenbei auch Schritt für Schritt deinen Perfektionismus hinter dir.

Den perfekten Tages- und Wochenplan erstellen

Wenn du die Prioritäten deiner Aufgaben gesetzt hast, kannst du mit der Tages- und Wochenplanung loslegen. Am besten trennst du dabei die Planung von der Umsetzung. Das heißt, du machst deinen Tagesplan nicht morgens, sondern schon am Vorabend und deine Wochenplanung zum Abschluss deiner Woche. So kannst du morgens gleich mit voller Energie den wichtigsten Tasks des Tages angehen und wirst nicht von anderen Sachen abgelenkt. 

Das wichtigste Tool für ein gutes Zeitmanagement ist dein Kalender. Bye bye chaotische Zettelwirtschaft! Denn wenn eine Sache dir garantiert nicht bei deinem Zeitmanagement hilft, dann sind es diverse lose Zettel, Notizblöcke und To-Do-Listen. Alle deine Aufgaben und Termine trägst du übersichtlich an einem Ort ein. Nur so behältst du wirklich die Übersicht. 

Wochen- und Tagesplan erstellen in 3 Schritten

Schritt 1: Plane als erstes deine Pausen

Plane dir von vornherein unbedingt ausreichend Pausen ein. Auch wenn es ungewöhnlich klingt, durch Pausen kannst du enorm deine Produktivität steigern. Je nachdem, was dir besser liegt, kannst du mehrere längere Pausen einplanen oder viele kleine Pausen über den Tag verteilt machen. 

Wichtig bei deiner Planung ist, dass du deine Pausen als allererstes in deinen Tagesplan einarbeitest und diese Zeiten in deinem Kalender blockst. Ansonsten werden sich deine freien Zeiten nämlich automatisch füllen – und das gilt es zu verhindern, damit du auch langfristig an deinen Zielen arbeiten kannst. Dasselbe gilt natürlich auch für freie Tage wie Wochenenden und Urlaube. Blockiere dir solche Auszeiten ganz bewusst für dich und deine Liebsten in deinem Kalender.

Bonus Tipp: Die Pomodoro-Technik

Wenn du Probleme hast, dich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren, kann die Pomodoro-Technik dir dabei helfen, den Fokus zu behalten. Bei dieser Technik planst du deinen Arbeitstag in 25-Minuten-Blöcke und machst dazwischen immer eine Pause von 5 Minuten. Nach 4 Blöcken folgt dann eine längere Pause. Ein Timer oder eine App behält für dich die Zeit im Auge und du kannst konzentriert bei der Sache bleiben.

Schritt 2: Dein One Thing – Die wichtigste Aufgabe des Tages

Wenn du deine Pausen eingetragen hast, sollte in deinem Kalender als nächstes die wichtigste Aufgabe des Tages stehen, dein One Thing. Überlege dir genau, was die EINE Aufgabe ist, die du heute auf jeden Fall erledigen willst. Diese gehst du am besten als allererstes nach deiner Morgenroutine an. Damit hast du dann im besten Fall schon 80% deines Tagesziels erreicht (80-20-Regel).

Schritt 3: Den restlichen Tag planen

Du hast Pausen und den wichtigsten Task des Tages geplant. Im dritten Schritt geht es jetzt an die restlichen Aufgaben und Termine. Welche genau anstehen, entnimmst du deinen Monats- und Wochenlisten und deiner Aufgabenbox. Bei der Einplanung gilt dann zu allererst die Regel: Plane dir genug Pufferzeit ein und fülle maximal 60-80 Prozent deiner Zeit tatsächlich mit deinen Aufgaben.

Dazu zählen deine normalen Termine, dein One Thing, deine Meetings, deine Pausen und die restlichen Tasks auf deiner To-Do-Liste.⁠ Die übrige Zeit lässt du in deiner Tagesplanung frei. In dieser Zeit kannst du dann auf unvorhergesehene Dinge reagieren. Oder entspannt das machen, was einfach etwas länger dauert als gedacht.⁠ So sorgst du dafür, dass gar nicht erst Stress aufkommt, wenn zwischendurch unvorhergesehene To-Do’s reinflattern.

Deine Termine und Tasks ordnest du jetzt nach Priorität und trägst sie entsprechend in deinen Kalender ein. Wenn du nach der Eisenhower-Methode vorgehst, plane als erstes die wichtigen und dringenden Aufgaben ein (A-Aufgaben), danach die wichtigen aber nicht dringenden Tasks (B-Aufgaben).

Nicht vergessen: Für das Ende jeder Woche solltest du dir einen Blocker für die Wochenplanung in deinen Kalender setzen. Dort gehst du dann die Planung der kommenden Woche an. Schließe außerdem deinen Arbeitstag mit einem Tagesabschluss. Dort lässt du noch einmal kurz den vergangenen Tag Revue passieren und verschaffst dir einen Überblick über den kommenden.

Bonus Tipp für Selbstständige

Bestimmt hast du typische Zeiten, zu denen du besonders konzentriert, kreativ oder kommunikativ bist. Das kannst du von vornherein bei deiner Planung bedenken. Vormittags bist du wahrscheinlich besonders konzentriert, dein Entscheidungskonto ist noch voll. Hier kannst du dich der wichtigsten Aufgabe des Tages mit voller Energie zuwenden. Der Nachmittag eignet sich bei vielen hingegen besonders für soziale und kommunikative Aufgaben. Probiere am besten einfach mal ein paar Variationen aus – du wirst schnell merken, wann welche Aufgaben dir am leichtesten von der Hand gehen.

Meine Zeitmanagement-Tipps für einen effektiven Arbeitstag

Zum Abschluss fasse ich dir noch einmal meine Zeitmanagement-Tipps zusammen, mit denen du deinen Arbeitstag optimal gestalten kannst:

• Setze deine Prioritäten mit der Eisenhower-Matrix und dem Pareto-Prinzip
• Trenne die Planung von der Umsetzung
• Notiere alle deine Termine und Aufgaben in EINEM Kalender
• Plane deine Pausen zuerst
• Plane pro Tag nur 60-80% deiner Zeit fest
• Starte jeden Tag mit deinem One Thing
• Notiere alle Aufgaben, die über den Tag verteilt aufkommen
• Schließe deinen Tag einem Überblick über den nächsten Tages ab

Gerade in der Selbstständigkeit, ohne fixe 9-5-Arbeitszeiten, neigt man schnell dazu, deutlich mehr Stunden am Tag zu arbeiten. Wer sich nicht gut strukturiert, verbringt dann unzählige Stunden vor dem Laptop ohne dabei wirklich viel zu schaffen. Wenn du diese Tipps beherzigst, kannst du deine Arbeitszeit viel effizienter nutzen. Du schaffst mehr in weniger Zeit und hast dadurch viel mehr Zeit für all die Dinge, die in deinem Leben und Beruf Platz finden sollen..

Du wirst durch ein optimiertes Zeitmanagement nicht nur deine Businessziele besser erreichen können, sonder auch langfristig viel ausgeglichener und glücklicher sein. Und falls dir das mal einen Tag nicht gelingt, lass dich nicht entmutigen. Setze dich in Ruhe hin, schreibe alle deine To-Do’s auf und lege deine Prioritäten neu. Dann planst du dir deine nächsten Arbeitstag entsprechend der Schritte 1-3.

Ich hoffe, dass ich dir mit meinen Tipps dabei helfen kann, deinen Alltag ab sofort strukturierter anzugehen und dein Zeitmanagement zu verbessern. Wenn du dabei Unterstützung brauchst, melde dich sehr gerne bei mir für ein kostenloses Vorgespräch. Ich helfe dir dabei, die Kontrolle in deinem Alltag zurückzugewinnen, damit du deine Ziele erreichen kannst – liebevoll und strukturiert.

Ich freue mich auf dich!

Podcastfolgen zum Thema Zeitmanagement

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[94] Wie alles Wichtige in deinem Leben Platz findet

[115] Planung, Prioritäten, Stress – Q&A und letzte Folge

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