So kannst du erfolgreiches Selbstmanagement lernen

Vielleicht kennst du das – du hast Personen in deinem Freundeskreis oder deiner Familie, die Organisationstalente sind. Sie bekommen Familie, Arbeit, den Alltag und ihre Freizeit ohne Probleme unter einen Hut. Für dich hingegen bedeutet Planung und Organisation nur Stress. Ich kann dich aber beruhigen. Mit ein paar hilfreichen Tipps kannst du ein effektives Selbstmanagement lernen. In diesem Artikel helfe ich dir, Struktur in dein Leben zu bringen, damit du wieder mehr Zeit für die wichtigen Dinge hast.   

Bestimmt kommt dir bei diesem Thema direkt das Wort Zeitmanagement in den Sinn. Beim Zeitmanagement geht es allerdings primäre darum, deine Zeit einzuteilen. Die Einteilung deiner Zeit ist allerdings nur ein kleiner Teil des Selbstmanagements. Denn im Zeitmanagement geht es oftmals nur um Effizienz. 

Effizienz bedeutet, die (gegebenenfalls) falschen Dinge richtig zu tun.Es geht also darum, wie schnell du Dinge erledigst. Allerdings vergisst man dabei oftmals die Effektivität. 

Effektivität bedeutet, die richtigen Dinge (gegebenenfalls falsch) zu tun. Bei Effektivität geht es also darum, dass du zwar die Dinge richtig erledigst, dich diese Dinge aber vielleicht nicht an dein gewünschtes Ziel bringen. 

Selbstmanagement verbindet Effizienz und Effektivität. Es geht also darum, dass du die richtigen Dinge richtig tust. Mit diesem Artikel will ich dir einige Methoden zeigen, mit denen du deine eigene Arbeitsweise besser organisieren kannst, um nicht nur effizient, sondern auch effektiv an deine Ziele zu kommen.

Was bedeutet Selbstmanagement?

Unter Selbstmanagement versteht man, die eigene Lebens– und Arbeitsweise so zu optimieren und zu planen, sodass du ein erfülltes und glückliches Leben zu führen, anstatt einfach nur deine Zeit zu füllen. Das erreichst du mit:   

• konkreten Ziele 
• einer selbstständigen Motivation
• guter Planung und Organisation 
• Erfolgskontrolle durch deine eigene Reflexion 

Es geht also darum, dass du deine gesamte Arbeitsweise so planst, dass du das Richtige in der für dich begrenzten Zeit tust. Nämlich das, was dich tatsächlich an dein Ziel bringt. Es bedeutet aber auch, dass du selbstbestimmt Verantwortung für diese Dinge übernimmst.  

Woher deine Glaubenssätze kommen

Glaubenssätze entstehen nicht einfach so. Im Laufe deines Lebens wurdest du immer wieder mit Meinungen und Bewertungen von dir nahestehenden Personen konfrontiert. Dazu zählen deine Eltern und Großeltern, aber auch Erziehungs- oder Bezugspersonen wie deine Lehrer. Dadurch hast du seit deiner Kindheit Glaubenssätze mitgegeben bekommen, dass du gewisse Dinge gut oder nicht gut kannst. 

Aber nicht nur durch externe Meinungen kommen deine Glaubenssätze zustande. Ebenso entwickelst du sie durch deine eigenen Erfahrungen. Wenn du dich in deiner Kindheit oft ungeliebt gefühlt hast, kann es sein, dass du selbst den Glaubenssatz “Keiner liebt mich” entwickelt hast.  Wenn du hingegen als Kind in deinen Taten oft bekräftigt wurdest, hat sich bei dir vielleicht der positive Glaubenssatz “Ich kann alles schaffen” entwickelt. Manchmal reicht dafür sogar schon eine einzige – für uns als Kind sehr prägende – Erfahrung aus.

Was Glaubenssätze dabei gemein haben ist, dass du sie unbewusst mitbekommen und einfach übernommen hast. Dadurch konntest du sie nie hinterfragen, geschweige denn ablegen. 

Wieso Selbstmanagement in der Selbstständigkeit wichtig ist

Als Selbstständiger ist Selbstmanagement der Schlüssel für deinen persönlichen und beruflichen Erfolg. Gerade wenn du alleine arbeitest und die Verantwortung für alles alleine trägst, ist es wichtig, dass du den Überblick behältst. Kundenakquise, Buchhaltung, Zusammenarbeit mit Partnern, all das will organisiert sein. 

Und auch als Unternehmer*in ist es entscheidend, dass du den Überblick behältst und deinen Alltag strukturiert angehst. Als Selbstständiger hast du keine geregelten Arbeitszeiten. Vielleicht kennst du das, dass du dir auch am Wochenende Gedanken über die Arbeit machst. Du erledigst schnell noch kleine Dinge und bist rund um die Uhr für deine Kunden erreichbar.

Damit du dir genügend Zeit für deine Kunden nehmen kannst und gleichzeitig nicht dich selbst vernachlässigst, ist nicht nur ein gutes Selbstmanagement nötig, sondern auch Selbstdisziplin. Denn nur mit einem strukturierten Tagesablauf bringst du langfristig mehr Klarheit, Freiheit und Leichtigkeit in deinen Alltag. 

Selbstmanagement besteht aus vielen Methoden die du erlernen kannst, um dich besser zu organisieren. Aber wichtig: Alle Methoden reichen nicht, wenn du keine Selbstdisziplin und Motivation, keinen Sinn und keine Erfüllung in dem hast, was du tust. Leider verbinden wir mit dem Wort Disziplin oft negative Aspekte. Es geht aber nicht nur darum, dass du das Beste aus dir herausholst.

Gerade als Selbstständiger ist es wichtig, dass du dir im Bereich Selbstdisziplin den Druck nimmst und zu einer ausgeglichenen Arbeit kommst. Durch Selbstmanagementmethoden erlernst du neue Gewohnheiten, die deinen Alltag erleichtern und dir helfen dein Business besser zu strukturieren und dadurch mehr Freiheit und Leichtigkeit in deinen Alltag zu bringen.

Bonus-Tipp für Selbstständige: Lerne, „Nein“ zu sagen

Nur mit einer strukturierten Planung als Selbstständiger hast du den Überblick, ob du momentan noch einen Kunden annehmen kannst oder nicht. Wenn du keinen Überblick hast, kann es schnell passieren, dass du einen Kunden dazwischen schiebst. Du nimmst dir dann nicht ausreichend Zeit, was er natürlich merkt.

Hast du hingegen einen Plan, siehst du sofort ob es Zeit ist, “Nein” zu sagen und deinen potentiellen Kunden auf später zu vertrösten. Dein Kunde wird es schätzen, dass du ihn mit Sorgfalt behandelst und seinen Auftrag nicht dazwischen quetscht. Auch wenn du hier für den Termin etwas nach hinten schieben musst.

Methoden des Selbstmanagements

Mit den folgenden Tipps, ist es für dich ganz einfach, ein erfolgreiches Selbstmanagement zu haben: 

1. Zielsetzung

Was willst du erreichen? Wofür tust du das was du tust? Was ist dein Plan? Was hat dich einmal bewogen, mit dem anzufangen was du gerade tust? Werde dir darüber im Klaren, was dein Ziel ist. Dies gilt nicht nur auf beruflicher Ebene, sondern genauso für dein privates Umfeld. Hierfür helfen dir besonders die sogenannten SMARTen Ziele. 

SMART ist eine Abkürzung und steht für: 

• Spezifisch: dein Ziel sollte präzise definiert sein 
• Messbar: es sollte klar sein, wann du dein Ziel erreicht hast 
• Attraktiv & ausführbar: das Ziel sollte für dich selbst erstrebenswert sein
• Realistisch: dein gestecktes Ziel sollte möglich sein 
• Terminiert: dein Ziel soll ein festes Ablaufdatum haben 

Die Ziele, die du dir setzt, sollten im Idealfall möglichst viele dieser Kriterien beinhalten. Setz dich also hin und schreibe dir zuerst das für dich größte und wichtigste Ziel auf. Kontrolliere anschließend, ob all diese Kriterien erfüllt sind. Wenn nicht, wandle dein Ziel so um, dass es einem SMARTen Ziel entspricht. 

2. Planung und Organisation

Du hast nun mindestens ein klar definiertes Ziel. Als nächstes geht es darum, die Aufgaben, die dich an dein Ziel bringen, zu organisieren. Es gibt unzählige Methoden zum Prioritäten setzen. Einige werde ich dir im Folgenden erklären. Die Methoden dienen dazu, deine Aufgaben zu priorisieren. So kannst du bei deiner Tages- oder Wochenplanung direkt sehen, welche Aufgaben wirklich wichtig sind. Wichtig dabei: Finde die Methoden, die für dich passen! 

Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower–Matrix geht auf den ehemaligen US–Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück.  Anhand von zwei Kriterien – der Wichtigkeit und der Dringlichkeit – teilst du alle Aufgaben wie folgt ein: 

1. wichtig und dringend (A-Tasks)
2. wichtig, aber nicht dringend (B–Tasks) 
3. nicht wichtig, aber dringend (C–Tasks) 
4. weder wichtig noch dringend (D–Tasks)

Die ABC-Methode

Die ABC-Methode ist eine leicht vereinfachte Form der Eisenhower–Matrix. Hierbei ordnest du die anfallenden Aufgaben lediglich nach ihrer Wichtigkeit: 

• A–Aufgaben: sehr wichtig (sofort erledigen)
• B–Aufgaben: weniger wichtig (später erledigen oder delegieren)
• C–Aufgaben: kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen)

Eine Sache solltest du bei der ABC-Aufgabe unbedingt beachten: Zu oft rutschen die meisten unserer Aufgaben in die A–Priorität. Das führt zu Überforderung und Stress, weil wir denken, alles erledigen zu müssen. Wenn du deine Prioritäten also festlegst, dann sollten maximal 20 Prozent deiner anstehenden Aufgaben eine A-Priorität haben. Mindestens 20 Prozent sollten eine C–Priorität haben. Der Rest bleibt dann für Prio-B-Aufgaben.

Bonus-Tipp:

Ich persönlich nutze die ABC-Methode sehr gerne im Alltag. Dabei benenne ich die verschiedenen Prioritäten allerdings nicht nach A, B und C. Ich benenne sie in „Must“, „Should“ und „Could“. Das sorgt dafür, dass ich direkt mit der Überschrift nochmal genau weiß, was die Aufgaben einer Kategorie für mich bedeuten.

“Getting things done”–Prinzip oder “Die Aufgabenbox”

Hierbei sammelst du zuerst alle Aufgaben, Ideen und Dinge, die es zu erledigen gilt, in einer separaten Aufgabenbox. Du kannst die Ideen ganz einfach auf einen Zettel schreiben, welcher dann in die Box wandert. Einmal die Woche leerst du dann die Aufgabenbox und gehst dabei wie folgt vor: 

• Alles von oben nach unten abarbeiten. Dabei wird nichts nach hinten geschoben.
• Aufgaben, die weniger als 2 Minuten dauern, solltest du zuerst erledigen. Das Aufschreiben oder Einplanen dieser Aufgaben würde länger dauern als sie direkt zu erledigen. 
• Aufgaben, die länger als 2 Minuten dauern, und die du erledigen willst, planst du in deine Wochen- oder Monatsliste ein.
• Aufgaben, die länger als 2 Minuten dauern, und von denen du noch nicht weißt, ob du sie erledigen willst, kommen auf deine Vielleicht-Irgendwann-Liste.

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Du willst mehr darüber erfahren, wie du sinnvoll mit der Aufgabenbox arbeitest?

Dann kannst du dir hier kostenlos meinen Weekly Planning Guide herunterladen!

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Die ALPEN-Methode

Die Alpen-Methode ist ebenfalls eine Abkürzung. Sie dient dir besonders gut bei deiner Tagesplanung und steht für: 

• Aufgaben aufschreiben
• Länge einschätzen
• Pufferzeit einplanen
• Entscheidungen priorisieren
• Nachkontrolle

Jede Methode hat seine Vor– und Nachteile. Vielleicht weißt du bereits, welche sich für dich am besten eignet, oder du probierst jede einmal aus. Manchmal ist auch eine Kombination verschiedener Methoden sinnvoll oder deine Einschätzung ändert sich von Mal zu Mal. Ich persönlich arbeite zum Beispiel in meinem Alltag mit einer Kombination aus der Aufgabenbox und der ABC–Methode. Wenn gerade alles zu viel ist, greife ich hingegen gerne zur Eisenhower-Matrix.

Bonus-Tipp: Trenne deine Planung von der Umsetzung!

Deine Aufgabenplanung von der Umsetzung zu trennen, hat einige Vorteile für dich. Wenn du schon vor Beginn der neuen Woche geplant hast, was du tust, kannst du voller Motivation in die Woche starten. Du kannst den Montagmorgen direkt produktiv beginnen, ohne dich mit der Planung zu beschäftigen – und so deinen inneren Schweinehund überlisten. 

Da du schon genau weißt, was zu tun ist und was auf dich zukommt, bist du viel ruhiger und fühlst dich entspannter. Das Gleiche gilt übrigens nicht nur für deine Wochen- sondern genauso für deine Monats- oder Tagesplanung. Auch da solltest du zum Beispiel am Ende des Tages oder eben des Monats deine Planung machen.

3. Motivation

Motivation ist einer der grundlegenden Faktoren um deine Ziele zu erreichen. Er ist dein Anreiz für deinen Erfolg. Du kannst noch so gut organisiert sein, aber wenn dir die Lust zu dem fehlt, was du tust, kommst du nicht voran. Erst durch Motivation entwickelst du die Bereitschaft, dich weiterzuentwickeln.  

Du kennst das bestimmt – es gibt schlicht und einfach Aufgaben auf die du wenig bis keine Lust hast. Das ist der Zeitpunkt an dem du die Ziele, die du zu Anfang definiert hast, wieder hervorholen solltest. Lies dir deine Ziele durch und werde dir bewusst, weshalb du das tun musst, worauf du vielleicht eigentlich keine Lust hast. Mit Sicherheit bringt dir das neuen Aufwind.   

Wenn dir eine Aufgabe schwer von der Hand geht, kann es dir außerdem helfen, dir vorzustellen, wie es ist, wenn du sie beendet hast. Denk daran, wie stolz du dann auf dich bist und behalte dabei das große Ganze im Auge. Denn jede Aufgabe, die du erledigst, bringt dich letztendlich deinem Ziel immer einen Schritt näher.

4. Reflexion und Eigenkontrolle

Der letzte Punkt eines erfolgreichen Selbstmanagements ist die Reflexion und Erfolgskontrolle deines bisherigen Tuns. Du hast dir zu Anfang Ziele gesetzt. Du hast sie mit geeigneten Methoden umgesetzt und bist dabei, deine beruflichen und alltäglichen Aufgaben zu optimieren. Jetzt darfst du dir die Frage stellen: Was hat funktioniert? Was hat dich deinen Zielen näher gebracht? Woran darfst du in Zukunft noch feilen? Du solltest dich also in regelmäßigen Abschnitten fragen: 

• Was habe ich bisher erreicht? Und was noch nicht?
• Was macht mir Spaß und was mache ich gerne? 
• Was fällt mir noch schwer? 
• Wie priorisiere ich?

Mit diesen Fragen erhältst du direkt eine Reflexion über dein eigenes Handeln und ob deine Arbeitsweise noch angemessen ist. Falls nicht, dann kannst du deine Arbeitsweise immer weiter anpassen und neue Dinge dazulernen.

Wie du Selbstmanagement in deinen Alltag integrierst

Mit ein paar simplen Tipps und Tricks kannst du Selbstmanagement erfolgreich in deinen Alltag integrieren. 

1. Singletasking statt Multitasking – Wenn du bei einer Aufgabe bist, bleib dabei. So behältst du immer den Fokus und kommst in den Flow produktiver Arbeit. Dein Gehirn kann sich nämlich sowieso nur auf eine Sache zur Zeit konzentrieren.
2. Lass dich nicht ablenken – Ablenkungen während einer Tätigkeit solltest du so gut es geht abstellen. Das gilt für z.B. für dein Handy. Schalte es aus oder stelle es auf Flugmodus. Schalte nervige Pop-ups am PCs aus. Auch visuelle oder akustische Ablenkungen gehören dazu. Vielleicht nutzt du ab sofort Noise Cancelling Kopfhörer. Außerdem solltest du alles aus deinem Blickfeld entfernen, was dich ablenken könnte.
3. Hör auf, dir Dinge zu merken –  Dir kommen immer wieder neue Ideen oder Gedanken in den Sinn? Statt zu versuchen, sie dir zu merken, solltest du sie direkt aufschreiben. So kannst dich immer 100% auf eine Aufgabe konzentrieren, ohne Angst zu haben, die anderen Gedanken zu vergessen. Wichtig: Habe dabei all deine Notizen an einem Ort und nicht auf 20 Post-Its und Notizzetteln.
4. Setze dir Fokuszeiten – Diese Zeiten sind feste Terminblöcke, in denen du ohne jegliche Ablenkungen an einer Sache arbeitest.
5. Mache Pausen – Noch wichtiger als deine Fokuszeiten ist es, Pausen zu machen. Hier kannst du regenerieren und neue Kraft schöpfen. Plane sie von vornherein in deinen Tagesablauf mit ein.
6. Regelmäßige Bewegung und gesunde Ernährung – Durch ausreichend Bewegung in deinem Alltag und gesunde Ernährung erhältst du deine Konzentrationsfähigkeit und fühlst dich nicht träge. Dadurch kannst du dich besser auf eine Aufgaben und ToDos fokussieren. Beim ganzen Selbstmanagement und der Selbstoptimierung ist wohl der wichtigste Punkt von allen:
7. Sei nicht zu hart zu dir selbst – Wenn mal etwas nicht direkt klappt, dann ist das kein Weltuntergang. Mach dir keine Vorwürfe. Schaue dir stattdessen an, was du schon alles erreicht hast. Bleib einfach weiter am Ball, dann wirst du den Weg finden, der für dich der richtige ist.   

Egal was deine Ziele sind, durch strukturiertes Selbstmanagement wirst du sie ohne unterbewussten Stress erreichen. Denk dran, Selbstmanagement besteht nur aus ein paar Schritten: 

• Setze dir Ziele in deinem Leben  
• Arbeite mit zielgerichteter Planung und Organisation 
• Finde die passenden Selbstmanagementmethoden für dich 
• Priorisiere Aufgaben anhand deiner Ziele 
• Überprüfe regelmäßig deine Fortschritte und Erfolg

Selbstmanagement kannst du üben. Gib nicht sofort auf, wenn du deine Ziele nicht sofort mit einer Methode erreichst. Erweitere einfach deine Fähigkeiten durch andere, passendere Methoden. Betrachte Selbstmanagement mehr als ein Spiel – mal läuft es richtig und du bist auf Level 10, dann gibt es wieder Tage, da fällst du auf Level 3 zurück. Das ist ok! 

Wenn du unsicher bist oder Unterstützung brauchst, stehe ich dir auf deinem Weg natürlich gerne zur Seite. Mit meiner Hilfe kannst du lernen, die für dich richtigen Prioritäten zu setzen und deine Ziele zu erreichen. Hier kannst du dich für ein kostenloses Beratungsgespräch anmelden. 

Ich freue mich auf dich,

Podcastfolgen zum Thema Selbstmanagement

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[05] 5 Strategien für mehr System in deinem Leben

[08] Mein steiniger Weg zur Systematikerin

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